GTD, MLO и BlackBerry

Начать следует с того, что BlackBerry весьма необычный аппарат, идеология которого сильно отличается от всех других смартфонов. Большинство разочарований у купивших его в первый раз возникает от того, что они пытаются применить свои навыки общения с телефоном, базируясь на опыте предыдущих смартфонов. Не важно на какой платформе – Symbian, Android, iOS, Windows Mobile. Оговорюсь сразу – этот путь ни к чему хорошему не приведет. Вы постоянно сталкиваетесь с тем, что либо требуемых функций просто нет, либо с тем, что дается слишком много выбора действий, которые вам кажутся абсолютно излишними. Чем больше вы сражаетесь с аппаратом, тем менее комфортно вы себя чувствуете. И спустя некоторое время вы себе задаете вопрос – ну как такой аппарат мог сыскать любовь у огромного количества пользователей за рубежом?!

Ответ кроется в самих принципах работы с BlackBerry. Я тоже когда-то недоумевал, крутя в руках свой первый BlackBerry Bold 9700 – чего же тут особенного? Все тоже, что и в моих предыдущих Nokia E71, HTC s620 Excalibur/Dash и Palm Treo 650. Однако чем дольше я с ним работал, пытаясь понять, почему именно так, а не иначе, тем больше я к нему привязывался. И сейчас мне очень сложно перейти на аппарат на другой платформе – там нет многих мелочей, которые на первый взгляд были не видны.

Вывод к которому я пришел – методы работы с этим устройством должны быть другими. Чем то они напоминают технику “Getting Things Done”.

Основной принцип

Всему свое время. Свыкнитесь с мыслью, что бывают ситуации, когда вы не можете чего то сделать или исполнение будет крайне некомфортным и не продуктивным. Оставьте это на потом. Займитесь чем то другим или просто отдохните.

Вы можете хорошо отдохнуть часок в кафе, а можете писать на салфетке, постоянно прорывая ее острым карандашом, утыкаясь в чашку с кофе. С точки зрения продуктивности вы не отдохнули и не поработали. Поэтому еще раз – всему свое время.

Почему BlackBerry?

Коротко — удобная клавиатура, отзывчивость пользовательского интерфейса, синхронизация данных, кросс-интеграция, полная совместимость с Microsoft Outlook и Microsoft Exchange (через BES).

Но эта схема может работать на любом смартфоне, главное — это механизмы синхронизации и удобства ввода. Остальное — не важно.

Идеология UI. Кросс-интеграция функций

Как в театре все начинается с вешалки, так в BlackBerry все начинается с меню. Все функции, которые вы можете совершить собраны именно там. Мы выделяем элемент и нажимаем кнопку «Меню». Вот наш перечень действий, что мы можем с этим элементом совершить. Все унифицировано. Но самое вкусное в том, что это меню буквально пронизывает программы насквозь. Вы можете отправить новость в твиттер, фейсбук, по электронной почте. Вы можете переслать ссылку из браузера сразу же по любому из каналов общения. И это касается не только фирменных приложений от самой RIM. Любое приложение, где авторы заинтересовались этим вопросом, имеет такую функцию. Кросс-интеграция заложена в основу самой системы. Не требуется копировать в буфер обмена, входить в другую программу, выполнять ряд функций, вставлять этот буфер обмена. Просто пара нажатий – и все данные уже перенесены туда, куда надо.

Именно на кросс-интеграции и построено большинство GTD приложений для BlackBerry. НапримерLaterDude или FollowUp Reminder — они позволяют создать задачу непосредственно из списка контактов, списка сообщений, после звонка, из SMS, по выделенному тексту. Не надо стартовать стороннее приложение – просто жмем кнопку меню и выбираем нужный пункт. Все, сделано!

Да, это мелочи, без которых можно жить. Но, черт побери, с ними жить удобнее! А вот, когда ты к ним привык, то без них становится грустно.

Работа с электронной почтой в стиле GTD

Для начала выучим шорткаты (быстрые клавиатурные сокращения). И вообще – на клавиатурных сокращениях строится очень многое в работе с BlackBerry.

Alt + I – папка входящей почты
Alt + O – папка исходящей почты
R – ответить на письмо
F – переслать письмо
C – создать письмо
W – пометить письмо Follow Up флагом/сменить статус флага
Alt + F – показать все письма, помеченные Follow Up флагом
J – перейти к следующему сообщению в ветке переписки
K – перейти к предыдущему сообщению в ветке переписки
U – перейти к последнему непрочитанному сообщению
I – выбор папки (это только для пользователей BES)

Поведение, которое заложено в почтовый клиент BlackBerry предполагает, что вы обрабатываете электронные сообщения по мере их поступления. Открыли сообщение, прочли и приняли решение – как с ним поступить. Вариантов тут немного – это ответить, удалить, отложить в архив, оставить на потом, чтобы принять решение. Все эти функции имеются.

Как поступаю я? Открыл письмо, прочел. Если я сейчас не могу ответить или выполнить что-то по этому письму, то я его помечаю флагом (нажатие клавиши W). Все, я спокоен. Будет время, я либо открою Microsoft Outlook, где письма, помеченные флагом будут отображены в панели задач, либо на смартфоне я нажму сочетание Alt+F и обработаю эту почту. У флага есть еще и расширенные настройки, такие как тема и напоминание к определенному сроку, что надо сделать. Вы тоже можете это использовать. Но мое мнение – это уже излишне. Периодический просмотр почты, помеченной флагом – это более чем достаточно.

Если же я уже прочел и ответил на письмо, то либо я удаляю, либо оставляю его. Все равно, почта, которая не отправлена в архив или не помечена флагом, будет удалена через 30 дней (настройка по умолчанию) из смартфона.

Наличие клавиатурных сокращений J и К позволяют мне легко «скользить» по ветке переписки, не переходя в основной список сообщений.

Как видим – отправной точкой здесь является письмо, которое вы читаете и действия, которые вы должны предпринять. После того, как это действие выполнено, вы просто переключаете свое внимание на что-то другое. Это продуктивно! Папки вам не нужны, поскольку хранить в них нечего. Если же вы хотите сохранить нечто важное, то выберите в меню пункт «Сохранить», и это письмо будет перемещено в специальную папку «Сохраненные» на вашем смартфоне, где вы его всегда сможете быстро найти. Но храните только то, что вам действительно важно, не тащите туда всякий мусор. Смартфон – это доступ к оперативной информации, а не свалка. Папку «Сохраненные» следует периодически пересматривать и вычищать не нужную почту.

Если вам потребуется вытащить что-то из архива, то выполните удаленный поиск письма на сервере.

ОтступлениеВаш стиль работы со временем изменится. Вы будете стремиться закрепить ваш разговор последующим письмом. Фразы «хорошо, я все понял, но лучше напиши мне письмо», «я тебе сейчас это все напишу в письме» и отчеты о проделанной работе по электронной почте начнут входить в вашу жизнь. Сознание разгружается, работа становится эффективней, начальство вас ценит за то, что вы ничего не забываете и все документируете.

Подведем итог в работе с электронной почтой – BlackBerry предполагает немедленную обработку почты с применением упрощенной методики «Getting Things Done», как самую эффективную. При этом пользователю не дается никакого лишнего инструментария, чтобы он отступал от этой методики. Вас «дрессируют», показывая, как следует работать. Не стоит сопротивляться – это действительно удобно. Вы можете, конечно, перенести эту методику и на другие аппараты, но там у вас места для совершения ошибки/отступления от заранее заложенной модели поведения гораздо больше. Эффект от такой ошибки будет накапливаться со временем и выразится в захламленных папках и входящем почтовом ящике, которые придется разбирать. BlackBerry вам такого права на ошибку не дает. И я за это авторам этого почтового клиента благодарен.

Сбор входящей информации

Планировать дела на смартфоне комфортно не получится, не пытайтесь. Используйте для этого десктоп или ноутбук. Но зато смартфон очень хорошо справляется со сбором входящей информации. Я изначально пытался найти специфичные приложения, сложные, созданные специально для применения в GTD. Увы, все они хромали. Какие то на одну ногу, какие то на все четыре.

В итоге проявился эффект «чем проще – тем лучше». И точно – если мы следуем заложенной схеме – не обрабатывать входящие сразу же, то все становится на свои места.

Нам пришла в голову мысль, ее надо записать. Достаем смартфон, жмем кнопку T (вызываем приложение Tasks) и говорим – «новая задача». В теме мы пишем нашу мысль. Все, дальше можно забыть о ней. Я рекомендую использовать только это приложение для сбора входящих! Больше вам не надо, поверьте. Календарь нужен только для планирования встреч, не более.

Система контроля за текущими делами

Здесь нам на помощь приходит специализированное приложение – MyLifeOrganized for BlackBerry. Я его держу на смартфоне только для контроля, но не для планирования.

При выходе из дома все дела синхронизируются через клауд или по шнурку. Максимально что я могу сделать при работе с ним – отметить дело выполненным или сменить ему контекст/статус. Вид по умолчанию – ToDo List, срезы по контекстам настроены под состояние «Вне дома/офиса». И правда – зачем мне видеть те дела, которые я итак увижу на своем рабочем месте в десктопной версии MLO?

Набор программ, участвующих в схеме. Роли

Tasks – сбор входящих задач
FollowUp Reminder – быстрое создание задач по контексту, планирование встреч в календаре
Messages – мобильный email клиент
MyLifeOrganized for BlackBerry – контроль за исполнением поставленных задач

MS Outlook – обработка электронной почты, средство синхронизации входящих задач
MyLifeOganized for Windows – планирование дел на ПК

Как это все работает

Что все это нам дает? Мы накапливаем входящие, отдельно от общего списка MLO. Да, можно сразу их закидывать в MLO, но тогда будет соблазн сразу засунуть дело туда, где как вам кажется ему и место или выдать ему контекст. Я настоятельно советую этого не делать. Почему? Потому что такое решение вы принимаете на скорую руку. Лучше всего это делать на холодную голову, когда вы разбираете папку входящие. Ну и само быстродействие мобильной версии MLO, ее крайне неудачный UI будут только раздражать. Встроенные таски работают гораздо приятнее, а работа за экраном ПК/ноутбука гораздо удобнее, чем то же самое, но на маленьком экране смартфона.

  • Каждое утро начинается с синхронизации. Первым делом – MLO (ПК и смартфон).
  • Затем я провожу синхронизацию дел из MS Outlook в папку входящих MLO. Список дел в MS Outlook при этом зачищается.
  • Дела во входящих разбираются и раскидываются уже по нужным папкам, назначаются контексты и так далее. Система работает в обычном режиме.
  • Открывается почта в MS Outlook и выполняется фильтрация по FollowUp флагам. Все то, что мы пометили на смартфоне, будет отмечено в MS Outlook. Это то, что нам надо обработать. Если требуется – создаем таски во входящих. Обработали – флаг сняли. Работаем в привычном режиме.
  • Если требуется покинуть рабочее место, то выполняется синхронизация рабочей копии MLO в клауд (или со смартфоном) и мы спокойно уносим с собой актуальную копию наших задач.
  • Принимая звонок, я обрабатываю его с помощью FollowUp Reminder, закрепляя тему разговора, если она важна
  • Входящая электронная почта обрабатывается по схеме – «Ответил/удалил или оставил на потом, пометив флагом»
  • По возвращению мы так же выполняем синхронизацию MLO, почта уже отсинхронизирована, входящие тоже отсинхронизированы.

Добавить комментарий

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>