GTD. Наиболее частые проблемы в использовании и пути их решений

— Я вроде бы сделал все правильно, но ничего не работает. В чем же я ошибся?
— Столько всего прочел про GTD, пытался несколько раз начать, но так ничего и не вышло. Почему?

Если вы задались этими вопросом, то вы еще не опустили руки и у вас есть шанс вернуть все под контроль. Мало изначально разобрать все дела. Надо еще выработать у себя ряд привычек и правил, чтобы система «закрутилась», как ей и полагается. Я расскажу, что было у меня, на личном примере.

Вхождение в GTD

Книга прочитана, список дел из MS Outlook портирован в MLO. Наступила получасовая пауза, когда я сижу, смотрю в экран и не могу понять — и что теперь с этим делать? Поместить во входящие было самым простым — взял и сбросил. Но что дальше? Может подсмотреть у кого-то реальный список дел?

Задача: связаться с товарищем ХХХХ и попросить у него его список дел, для того, чтобы понять, что делать дальше

Так, список прислали, давайте посмотрим в него. ТОВАРОВЕД, СКЛАДЫ, ПОСТАВЩИКИ… Хм, но я то занимаюсь программированием? Ага, попробуем так — ПРОГРАММА1, ПРОГРАММА2…

СТОП!!!!

Вот ваша первая ошибка. Вы решили скопировать чужую систему, даже не поняв ее принцип и самое главное — не приняв ее правила для себя. А ведь в дальнейшем нам придется со всем этим жить.

Постулат: вы должны безоговорочно доверять системе и следовать ее правилам

Остановитесь и сразу начните вырабатывать правила, которые не будут допускать двойных толкований. Чем жестче и проще они будут, тем эффективнее будет ваша система и легче с ней будет жить.

Например правила для заведения контекстов:

@ — место
# — время
= — тип действия
~ — статус

Или правило для наименования папок: начинается с имени существительного, которое отображает суть дел, собранных в папке.

Как пример:

СЧЕТА. Оплатить
ПОКУПКИ. Электроника
ХОББИ. Чтение книг

Что нам это даст? Список с временем вырастет, и найти в нем что-то станет проблемой. Как же это называлось? «К оплате», «Неоплаченное», «Счета»?.. Зная, что это имя существительное вы быстро найдете нужную папку, поскольку вы уже один раз сформировали это название, взяв из головы то, что показалось вам наиболее полно отображающим суть. Второй раз вам не придется долго ломать голову — вариантов у вас в три раза меньше (исключаем глаголы, прилагательные, наклонения).

Чем больше будет таких мелких правил, тем потом будет легче.

Итак, что же нам надо делать на этом этапе? Правильно! Выработать правило. Итак, мы смотрим на нашу задачу — «Пользователь сообщил о ошибке в программе, исправить».

Правило — задача должна содержать только действие, которое реально исполнить. Предложение должно начинаться со слов, что надо сделать. Смысл должен быть наиболее точно отображен в заголовке. Все остальное уходит в примечание

Исправляем заголовок — «Исправить ошибку в программе ХХХХ: некорректное поведение функции А». Письмо пользователя, дополнительные данные, ваши мысли на этот счет уходят в примечание к задаче.

Теперь у нас встала еще проблема — куда же это разместить?

СТОП!!!! Вы кое о чем забыли. Правила, правила и еще раз правила. Пометьте сперва задачу контекстами, а потом уже спокойно отправляйте задачу туда, куда захотите. В моей системе — место, время (если есть), действие, статус (если есть).

Что мне это правило дает? Я уверен, что все мои дела будут помечены контекстами, и я всегда их смогу найти по срезам. Значит я… ДОВЕРЯЮ СИСТЕМЕ.

И все же — куда мне это разместить? Ответ прост, и вы уже наверное догадались, — согласно моих правил. Да, мы выстраиваем правила для своих папок, где вы будете группировать и складировать все ваши дела. Тут все зависит от вашей фантазии.

Например:

РАБОТА \ РАЗРАБОТКА \ ПРОЕКТ ТАКОЙ ТО \ ПРОГРАММА А \ ОШИБКИ В ПРОГРАММЕ А

Почему я не сильно волнуюсь на тему папок, куда размещать? Потому что у меня есть ряд страховочных сеток в виде контекстов. Задача будет доступна по срезам по ним и не пропадет из поля зрения в нужное время.

А если в какой то момент (а он наступит, поверьте!) я решу, что мне надо реорганизовать систему папок, то я ничего не потеряю — ведь в итоге мы работаем по контекстам. Папки нужны лишь для того, чтобы планировать наши действия в рамках выбранных целей. Цели имеют свойство меняться, становиться неактуальными. Но задачи — нет. Если это звонок, то это звонок. Действие «позвонить Андрею» не может избавиться от контекста =звонок.

Дела разобрал. Что дальше?

Да. Есть такой момент. Дела разложены, ты продолжаешь сидеть и смотреть на красиво разложенные задачи, не понимая, что же делать. Более того, ты даже не понимаешь, а что вам это СЕЙЧАС дало?

Вся «прибыль», полученная в результате этих действий — это отделение зерен от плевел. Задач от целей.

Повторюсь еще раз, для тех, кто не запомнил. Задача — это действие, которое можно выполнить. Цель — это то, чего вы хотите достичь, выполняя задачи.

Примеры целей: устроиться на работу, выпустить очередную версию программы, решить проблему с соседской собакой, что гадит вам на газон рано утром.

Примеры задач: скачать образцы резюме, позвонить Андрею, и назначить время встречи, внести изменения в описание программы на сайте, зайти к соседу и пригрозить набить ему морду, если он еще раз забудет убрать за своей собакой.

Итак, что дальше? Выполните срез задач по текущему контексту для вашего местоположения и возможных действий и приступайте к их исполнению. Все, больше от вас на текущий момент ничего не требуется.

И самое главное — перестаньте что-то запоминать! Показалось достойным вашего внимания — запишите во входящие и спокойно продолжайте работать. Будет время — вы используете весь ваш набор правил и дело перемолется в свое время под жерновами вашей системы.

Отступите от правил — расхлебывать свой бардак будете сами.

Вот черт. Все равно есть проблемы!

А кто сказал, что все решится как по волшебству? Все то, что у вас было ранее, дает о себе знать. Не волнуйтесь, не вы первые, кто через все это проходил.

  • Не хватает времени на некоторые задачи, которые все же надо решить
    Решается жестким распорядком дня на первых порах, когда определенные задачи делаются в определенное время, не важно от того, есть что-то или нет. Активно используем фильтрацию по времени.
  • Некоторые задачи на исполнение требуют слишком много времени. Опять же — возникает дискомфорт от ощущения, что «все застопорилось»
    Надо задачи дробить, добиваться того, чтобы исполнение одной задачи не занимало более определенного промежутка времени (у меня — до часа).
  • Некоторые задачи «всплывают» слишком поздно, создается дискомфорт от того, что я что-то не успеваю сделать
    Решается контекстом статусов или приоритетами (повторяющаяся задача «проверить категории ~Важно, ~Аврал, и расстановкой приоритетов/веса задач). Можно использовать флаги целей (Goals), скажем „дела, которые я хочу выполнить за эту неделю“
  • Есть задачи, которые важны, но я их почему то избегаю (лягушки)
    Решается волевым решением и постановкой ежедневной задачи — »съесть как минимум одну лягушку». Если лягушка не естся за раз, то ее надо дробить.
  • Длинные списки задач. Опять же дискомфорт от ощущения, что гора дел растет быстрее, чем они делаются.
    Решается делегированием, дроблением на категории, распорядком дня, фильтрацией по целям (зачем вам видеть в текущем списке задач то, что вы не собираетесь делать на этой неделе?)
  • Задачи, по которым непонятно что делать сейчас. Т.е. сидим, смотрим на задачу, не понимаем за что схватиться, чтобы начать ее делать
    Это просто ошибка в определении задачи. Скорее всего — это цель или «слон». Решается открытием MLO и разбиением этой задачи на мелкие подзадачи, которые подразумевают вполне конкретные действия (позвонить, найти, спросить, написать…)

Уфф… Вроде бы все сказал? Что хочется сказать напоследок?

Ничего сложного в GTD нет! Все сводится к простым примитивным действиям.

Добавить комментарий

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>