Inbox Zero. Применяем GTD к обработке входящей почты

Знакомство с техникой Inbox Zero у меня началось с почтового клиента для iOS — MailBox. Оговорюсь, в тему въехал не сразу, поначалу многого не хватало — где папки, где правила сортировки и т.п.?! Что за фигня примитивная?!! Но походив с ним пару месяцев понял, что это почти идеальный инструмент для работы с входящей почтой.

Схема работы Inbox Zero

За простотой скрывалась знакомая GTD техника, базирующаяся на принципе:

• Что это? (классификация)
• Можно это сделать сейчас? (если да, то сделать и забыть)
• Если не сейчас, то когда следует об этом вспомнить?
• Если не я, то кто?

И действительно, глядя на свой инбокс в MS Outlook, я понимаю — ну на кой мне там письма недельной и больше давности, если по ним я уже все, что мне надо сделал? Сортировка по папкам, чтобы туда никогда не заглядывать? Ведь все равно все нужное будет искаться поиском, даже в этих папках.

Если пересмотреть с точки зрения GTD процесс обработки входящей почты, то все выглядит вполне логично. В инбокс поступает некая информация, мы ее классифицируем и либо реагируем на нее, либо нет. Реакций может быть несколько — ответ, принял к сведению, не могу сейчас исполнить, но исполню позже. То, что предлагает техника Inbox Zero — то, что доктор прописал!

Прочел письмо и решил — нужная информация, надо сохранить — отправляем в архив. Не понадобится? Удаляем! Не могу ответить прямо сейчас… а когда? Завтра? Послезавтра? В понедельник? Откладываем и скрываем с глаз долой. Ответил, все, нас это больше не интересует — в архив! Придет ответ на него, переписка сама поднимется из архива. Очистил инбокс — чувствуешь себя свободным 🙂

Особо хочу отметить режим «откладывания на потом». Письмо скрывается из инбокса, но когда придет день и час «икс», то письмо поднимется заново в инбокс и вас уведомят о том, что с ним стоит что-то сделать. Шикарно!

Откладываем письмо "на потом"

P.S. (постскриптум) К сожалению Mailbox работает только с Gmail аккаунтом. Я обнаружил, что ни MS Outlook, ни Apple Mail не дружат с Gmail по IMAP. Вернее они работают, но криво и с перебоями. В итоге я порылся и нашел отличного клиента — Sparrow. Можно конечно заплатить за него (что я и сделал), но есть и бесплатная версия. Очень удобно, интегрируется в центр уведомлений на твоем Mac, умеет работать с DropBox. Эх, жаль он с MS Exchange не работает…

P.P.S. Огромный плюс приложения Mailbox — не жрет батарейку и может держать на себе до пяти Gmail почтовых аккаунтов. Собственно поэтому я и не снес его в первые два дня 🙂 И хорошо что не снес!