Использование папок в почте. Избавляемся от прокрастинации!

Вот сколько раз я слышу — ой, что-то не так с этими папками…. Вот мол де я раньше в The Bat!, Outlook (нужный клиент подставить) сотворил стопятьсот папок, а теперь мой мобильный клиент не желает с ними корректно работать. То нет уведомления о письме попавшем в папку, то еще что. Все дебилы и идиоты!

И задался я вопросом — а действительно ли нужны эти папки в таком диком объеме?

Ну и правда, на кой черт они нужны? Изначально я их творил, чтобы складывать переписку по эхоконференциям отдельно, ордера отдельно, письма от банка отдельно, письма от некоторых людей отдельно… и все равно я делал обход всех папок по мере прихода почты. Тратил время, настраивал правила сортировки, листал огромные списки. Мне казалось, что у меня все структурировано — новая почта валится туда, где ей и место.

Но вот суровая необходимость заставила меня попробовать найти выход — как же обойтись одним инбоксом для входящей почты и минимумом папок для справочной информации. Почему справочной? Чтобы это понять, надо вникнуть в суть механизма обработки входящей почты.

Алгоритм обработки любой входящей почты:

  1. Что это?
  2. Если это информация к сведению, то либо удалить, либо отправить в архив (этот тип почты уже считается отработанным)
  3. Это задача, в которой требуется мое участие
  4. Задача решена? Если да, то ответить и отправить в архив — больше нам эта информация не нужна, но нужно логирование о выполненных задачах.
  5. Для того, чтобы выполнить задачу, требуется ответ одного из участников переписки? Отправляем запрос на предоставление необходимой информации  (письмо уходит в архив, если мейл клиент умеет строить ветку обсуждения из разных папок, если нет — то оставляем в инбоксе — задача на виду)
  6. Задача находится в стадии исполнения? Оставляем письмо в инбоксе — мы с ним продолжаем работать.
  7. Задача не может быть выполнена прямо сейчас, мы будем работать с ней НЕ СЕГОДНЯ. Отправляем в папку ToDo и убираем ее из инбокса.
  8. Инбокс зачистили? Заглянули в папку ToDo и начинаем бежать по алгоритму с пункта 4.
  9. Требуется найти информацию, переписку? Пользуемся поиском! В случае с папками ты все равно мечешься по папкам и используешь тот же поиск 🙂 А время, которое тратишь на упорядочивание этих папок, приличное.

Собственно говоря, этот метод называется Inbox Zero, который я описывал ранее. Сейчас клиентов для упрощения перемещения почты в архив или папки, вагон и маленькая тележка. Можно даже MS Outlook настроить под такой стиль работы, но придется повозиться.

Итак, что же у нас вышло?

Требуемые папки для такой работы:

  • Inbox (сюда приходит ВСЯ почта)
  • Read Later (сюда откладывать то, что следует прочесть в свободное время)
  • ToDo (место для хранения отложенных задач)
  • Delegated (место для хранения выданных задач другим людям, чтобы контролировать процесс)
  • Archive (место для хранения всей обработанной почты)
  • Memo (место для хранения важной справочной информации, складывать сюда стоит действительно очень важные и полезные вещи)

Все! Больше ничего не надо! Средства поиска в мейл клиентах очень навороченные. Всегда можно найти нужную переписку.

Клиенты, способные вести переписку по способу Inbox Zero (MacOS/iOS), которые я использовал.

  • Sparrow (MacOS)
  • AirMail (MacOS)
  • MailBox (iOS)

ИМХО — за этим будущее в обработке входящей почты.

3 comments to Использование папок в почте. Избавляемся от прокрастинации!

Добавить комментарий

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>