Папки, правила, фильтры… Снова о прокрастинации

Короткий пост. Навеян посещением одного знакомого.

Зашел я к товарищу, он попросил меня показать, как пользоваться клиентом AirMail для OS X. И что я вижу — гора папок, с именами получателей, различных фирм… короче — чего там только нет, там непрочтенные сообщения, сям, в инбоксе писем 500 где-то. Спрашиваю товарища — «а ты почту не теряешь?». Ответ был вполне предсказуем — да, бывает теряется.

Далее наш диалог:

— Слушай, вот скажи мне, зачем ты строишь все эти фильтры и папки? Я бы понял, если бы у нас с тобой была более-менее деловая важная переписка, тебе надо было хранить ВСЕ мои письма. Но зачем?

— Хм, не знаю… привык как-то, вот раньше у меня так было…

— Вот ответь мне, что ты делаешь с письмом, когда его прочитаешь?

— Оставляю в папке

— Зачем? Тебе что, важно хранить информацию о том, что я когда-то у тебя интересовался где ты купил вот эту хрень?

— Нет

— Ну так зачем хранить, а?

— ….. а что ты предлагаешь?

— Давай сделаем вот что. Сперва мы отключим все правила раскидывания по папкам для всех писем. Все что ты можешь оставить — это правила сортировки для писем, которые ты никогда не собираешься читать и уж тем более отвечать на них.

Затем мы оставим только те папки, которые тебе необходимы по работе. Ну там, бухгалтерия, счета, инвойсы, чтобы проще было искать.

— А как же я буду искать письма…

— Да поиском обычным! Ладно, идем дальше. Теперь у тебя вся почта идет в один инбокс. Как только ты получаешь письмо, то реши что с ним делать. Если ты его прочел и не собираешься отвечать на него, и оно не содержит такой важной информации, чтобы сохранить — удаляй. Если ты ответил на него, то сноси либо в архив, либо, если тебе так важна эта переписка — в папку «дела» или еще что там у тебя. Если ты не можешь ответить на письмо сейчас, а ответить таки надо, то оставляй его в инбоксе. Вот и все.

То есть, у тебя в инбоксе будут висеть только те письма, которые предполагают, что тебе надо с ними что-то сделать. Скажем оплатить счет, ответить по запросу на прайс и все такое. Остальное тебя волновать не будет — оно будет лежать в архиве. Понадобится — найдешь поиском.

Да, и еще один совет — не строй фильтров для входящих счетов. Ну когда тебе что-то надо оплатить. Ты можешь потерять это письмо. Поэтому — оплатил, а затем либо убил, либо снес в папку «оплаченные счета». Понял?

— Хм, попробую

На этом наш разговор окончился. А спустя два дня товарищ был вне себя от счастья — в его электронной почте воцарился порядок 🙂

Добавить комментарий

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>