Things vs MyLifeOrganized. Два разных подхода, одна цель.

Вот уже три месяца (а может и больше) я работаю с Mac OS X. Система мне нравится, удобная. Одна проблема — ряда программ я так и не нашел для Mac OS. Такие программы, как Quicken, WebMoney можно пережить — раз запустить Parallels, сделать что надо и закрыть ее — это не проблема. Но отсутствие GTD системы сильно напрягает. Я бы сказал не то что напрягает, а заново начинает вгонять в состояние стресса — ты осознаешь, что дела копятся, ты теряешь над ними контроль и это тебя выбивает из колеи.

Как обычно — умный учится на чужих ошибках, опытный — на своих, а дурак их не замечает. Судя по всему я отношусь к опытным, приходится все изучать на своей шкуре.

Первое, что я попытался — найти хоть какой-то подобный MLO аналог, который бы имел все те же самые функции. Не тут-то было. Программ, подобных MLO для Mac OS я не нашел вовсе. Внешне был похож на MLO менеджер задач OmniFocus. Но при внимательном изучении выяснилось, что эта программа к идеологии GTD имеет мало отношения, скорее это некий Project Management, чем персональный органайзер задач. Тут бы мне задуматься, что что-то не так в сложившейся ситуации, но я продолжал искать.

OmniFocus 4.2

Все осложнялось еще тем, что мне требовалось не только десктоп клиента иметь, но еще и мобильную версию. Если в Win я еще сумел скрестить Blackberry и MLO, то здесь… Короче — шаром покати. Плюнул я на это дело и решил абстрагироваться от MLO. Полностью. Но не тут-то было.

Пробежался я по обзорам разным и выбрал интересную программу — Things. Везде ее сильно хвалили. Скачал и был страшно поражен — функций минимум, дерево подвложений отсутствует, все как-то уж очень просто и выглядит примитивно. Но как потом выяснилось, за внешней простотой скрывалась отлично отточенная идеология работы с задачами. Только это я понял спустя пару месяцев, а до этого я плевался, плакал, но продолжал жрать кактус. И зависимых задач нет, и повторяемость построена как-то непривычно, и напоминаний нет, и фильтрация по тегам не имеет профилей, и куда распределять дела всех моих 300+ папок — непонятно.

Things 1.5

Все встало на свои места, когда я начал использовать программу по ее назначению, так как это задумывалось. Основная ее цель, определить, что ты будешь делать сегодня. Не завтра, не послезавтра, не когда-нибудь, а именно здесь и сейчас. Все крутится вокруг фокусировки «сегодня». Да, MyLifeOrganized делает примерно то же самое — все сделано для того, чтобы вы видели только те задачи, которые следует исполнить сегодня, но кто определяет — стоит вам выбирать именно эти задачи или нет? В случае Things — это определяете Вы сами, а вот в случае MyLifeOrganized решение за вас принимает программа.

Спорить можно до хрипоты, что будет лучше — некий автоматический подсчет важности задачи, который позволит ей «всплыть» на верх списка, или же это будут иные факторы, которыми вы будете руководствоваться, составляя этот список. Стопроцентного решения тут нет. И программа может совершить ошибку, спрятав очень важную задачу в конец списка, и ваш глаз может «замылиться», не заметив нужную задачу вовремя.

Разница между этими двумя инструментами в том, что в случае MLO вам надо строить хитрые фильтры, сортировки, зависимости и все равно постоянно приходится оперировать с огромным списком дел или иерархией папок. А Things предлагает другой путь — с вечера постройте себе план действий на завтра, пробежавшись по проектам, зонам ответственности, следующим действиям, оперируя фильтрами контекстов, и отметьте необходимый список дел. Когда же наступит утро, то вы займетесь тем, что начнете опустошать этот список.

Так же, Things заставляет более ответственно подходить к отложенным задачам. Если в MLO мы создавали задачу и далее ей настраивали дату начала, то здесь все выглядит несколько логичнее — вы решили, что надо не забыть продлить домен. Записываем это действие во входящих и забываем о нем до вечера. Вечером мы видим эту задачу во входящих. Мы выдаем этой задаче тег, если требуется отправляем ее в соответствующую зону ответственности и бросаем в папку Scheduled — нам тут же предлагается запрос «когда вы хотите это сделать?». Как только прийдет назначенный час, задача сама проявится в списке «сегодня» и вы про нее не забудете.

Сортировка задач «на сегодня» или внутри проектов/списков — ручная. Вы сами можете выстроить необходимый порядок списка задач. К слову — я так и не смог отстроить сортировку по весу в MLO таким образом, чтобы порядок задач стоял примерно в том приоритете, какой бы мне хотелось видеть.

При всей своей кажущейся простоте, Things успешно справляется с поставленной задачей — снизить фактор стресса и получить уверенность в том, что все ваши дела под контролем.

Более детально о Things я поговорю позже и расскажу, что может эта программа. Сейчас мы вернемся к его идеологии:

  1. Это персональный менеджер задач, а не Project Manager для предприятия. Это вам следует учесть. Да, в нем можно сформировать схему для управления пятью отделами, кучей сотрудников, десятью проектами… Но это потребует приличных усилий на этапе проектирования самой системы. Если вам много приходится планировать и по большей части контролировать исполнение задач сотрудниками, то лучше воспользоваться MyLifeOrganized — она для этого замечательно подходит.
  2. Этот менеджер предполагает ежевечерний пересмотр планов на завтра. Днем вы работаете, собираете входящие задачи, а вечером вы их разбираете, помечаете метками, и определяете план на дел на завтра.
  3. В течении рабочего дня ваше внимание фокусируется только на списке задач «на сегодня» и больше ни на чем другом. Этот список может быть пополнен срочной входящей задачей, но вы должны давать себе отчет — успеете ли вы выполнить остальные дела, намеченные на сегодня. Если нет, то вечером вам придется перепланировать этот список. Учтите, что не опустошенный список задач «на сегодня» — это дополнительный фактор стресса. У вас будет складываться ощущение того, что вы не справляетесь с поставленными задачами. Поэтому закладывайте 50% от рабочего времени на этот список или чуть больше.
  4. Порядок исполнения задач формируете вы сами. Программа автоматической сортировкой не занимается.
  5. Иерархия тегов может частично вам заменить иерархию папок, но не стоит их плодить на каждый чих. Распределите места, статус, действия, приоритеты. Этого будет достаточно.
  6. Things не терпит «бардака». Проект (он же цель) должен быть проектом, а не папкой для сбора задач по одной тематике. Проект так же может иметь теги и зоны ответственности.
  7. Things отлично уживается вместе с MyLifeOrganized, поскольку он охватывает другой горизонт событий.
  8. Things — не место, где вы будете складировать заметки о чем-то. Для этого вам понадобится другой инструмент (я еще не определился, что мне лучше использовать для этих целей).
  9. И самое главное — решения о том, чем вам следует заняться сейчас принимаете Вы, а не программа.

Что в моих планах рассказать далее?

  • Из чего состоит Things
  • Методика плавного вывода дел из под контроля MyLifeOrganized в Things
  • Автоматизация различных процессов при работе с Things
  • Работа с мобильными устройствами и синхронизация с iCal / MS Exchange
  • Делегирование задач в Things

1 comment to Things vs MyLifeOrganized. Два разных подхода, одна цель.

  • Спасибо за статью!
    Я сам активный пользователь MLO и несколько месяцев назад перешел на Mac OS X. Сейчас MLO запускаю в виртуалке, подумываю о Things.
    Два вопроса:
    1. Почему MLO сам принимает решение, когда показывать задачу? Мы же сами назначаем сроки. Можно указать «как цель для недели, месяца…»
    2. Можно ли экспортировать/импортировать из MLO в Things все задачи/проекты?

    P.S. Для заметок рекомендую Evernote — облачное решение, доступно для любых платформ и стационарных и мобильных. Все синхронизируется ))

Добавить комментарий

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>